12 Arten von mobilen Formularen für die Berichtserstattung vor Ort
Mobile Formulare für die Berichtserstattung vor Ort können unterschiedliche Komplexitätsstufen haben. Wir haben diese Stufen klassifiziert, um die Anforderungen und Zwecke der Datenerfassung mit mobilen Geräten widerzuspiegeln.
Die einfachste Kategorie von Formularen sind solche, die aus einer Liste von Fragen mit Antworten bestehen. Die Fragen repräsentieren Attribute des interessierenden Objekts, z. B. Name, Alter, Kommentar usw., und die Antworten bilden die Werte dieser Attribute. Der Hauptvorteil dieser Formularart ist, dass nur wenige Feldtypen benötigt werden, z. B. Text oder Zahl, was sie einfach und schnell nutzbar macht.
Basis-Mobile-Formulare umfassen zusätzlich Einzel- und Mehrfachauswahlfelder und können in der Regel um die Möglichkeit erweitert werden, Bilder anzuhängen.
POI-Formulare sind Basisformulare, die um Längen- und Breitengradinformationen erweitert werden, typischerweise über die GPS-Funktion des mobilen Geräts. Mobile Formulare für die Berichtserstattung vor Ort sind derzeit die am weitesten verbreitete Kategorie.
Wählen Sie den Formular-Typ, den Sie erstellen möchten. Point-of-Interest-Formulare enthalten GPS-Koordinaten; Basis-Mobile-Formulare haben oft Bilder und Mehrfachauswahlfelder.
Routen- und Flächenformulare ähneln POI-Formularen, zeichnen jedoch nicht nur ein einzelnes Längen-/Breitengradpaar auf, sondern eine Sequenz solcher Paare, um eine Linie zu bilden, die entweder eine Route oder Flächenbegrenzungen markiert. Der einzige Unterschied zwischen Routen- und Flächenformularen besteht darin, dass Flächenformulare eine zusätzliche Linie zwischen Start- und Endpunkt der aufgezeichneten Linie enthalten, die die Linien verbindet und eine Fläche bildet.
Diese Formulare entsprechen Basisformularen, ermöglichen jedoch zusätzlich das Anhängen von Audio- und Videodateien.
Bei komplexeren Datenerfassungen sollen Fragen oft von vorherigen Antworten abhängen. Diese können als Unterfragen organisiert werden, auch in mehrstufigen Hierarchien.
Mit einer Skriptsprache können bedingte Fragen auf Basis vorheriger Antworten definiert und Werte für Felder berechnet werden, z. B. Gesamtergebnis oder Gesamtkosten. Fortgeschrittene Skripte ermöglichen die Einbindung von Fachwissen der Organisation und machen das Formular zu einem Expertensystem.
Dynamische Formulare haben eine flexible Struktur, z. B. Tabellen mit der Möglichkeit, während der Nutzung Zeilen hinzuzufügen, oder Unterformulare mit Anhängen, Skriptlogik usw., was die Erstellung sehr komplexer Formulare erlaubt.
Zur Datenerfassung über größere Gebiete können Standort-Hierarchien nach Bezirk, Region oder anderen Gruppierungen definiert werden. Jeder Datensatz kann dann einem Element der Hierarchie zugeordnet werden. Auch automatische Adressermittlung kann integriert werden.
Die fortschrittlichste Variante sind dynamische Formulare mit Verknüpfungen, sodass beim Erfassen von Daten auf andere Formulare zugegriffen werden kann, um bereits vorhandene Daten zu übernehmen. Lookup-Felder ermöglichen die Auswahl und Einbindung vorhandener Datensätze.
Für internationale Organisationen müssen dieselben Daten oft in mehreren Ländern oder Sprachen erfasst werden. Mehrsprachige Formulare sind essenziell, um alle relevanten Daten zu berücksichtigen.
Zur systematischen Qualitätssicherung erfassen viele Organisationen den Status von Formularen. Typische Statusarten:
1. Entwurf – Daten befinden sich noch in der App, weitere Erfassung nötig
2. Gespeichert – Daten vollständig, aber noch nicht gesendet
3. Übermittelt – Daten zur Prüfung und Genehmigung gesendet
4. Bearbeitung erforderlich – Daten überprüft, Korrekturen nötig
5. Genehmigt – Daten freigegeben
Eine effiziente Visualisierung erfolgt z. B. mit Farben: Gelb für übermittelt, Grün für genehmigt, Rot für Bearbeitung erforderlich.
Es gibt kontinuierliche Entwicklungen, und neue Funktionen für mobile Formulare werden bald verfügbar sein.
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